個人事業主の経費の基本｜経費にできる範囲の考え方と帳簿の残し方
「この支出は経費にしていいのだろうか」「プライベートと仕事の境目が曖昧で判断に迷う」。個人事業主として仕事を始めると、こうした疑問に直面する方は少なくありません。経費の扱いは、確定申告で計算する所得に関わる大切な部分です。
この記事では、個人事業主の経費の基本として、経費にできる範囲の考え方、家事按分（かじあんぶん）の進め方、帳簿や領収書の残し方を整理します。個別の判断は状況によって異なるため、最終的には国税庁の最新情報や税理士など専門家の確認を前提にお読みください。
個人事業主の経費の基本的な考え方
経費（税務上は「必要経費」）とは、事業の収入を得るために直接必要だった費用や、事業を行ううえで必要になった費用のことです。売上から経費を差し引いた金額が事業所得の計算のもとになります。
判断の軸としてよく使われるのは、次の2点です。
- 事業との関連性：その支出が事業の収入を得ることと結びついているか
- 説明できるか：なぜ事業に必要だったのかを、後から客観的に説明できるか
反対に、生活費や個人的な支出（家事上の費用）は、原則として必要経費に含めることができません。「経費にできるか」は金額の大小ではなく、事業との関係で考えるのが出発点です。
よく使われる経費の例
| 区分 | 内容の例 |
|---|---|
| 仕入・外注 | 商品の仕入、外注先への支払い |
| 通信・光熱 | 事業で使う通信費、電気・水道代 |
| 移動・運搬 | 打合せの交通費、荷造運賃 |
| 事務・備品 | 文房具、事業用の備品 |
| 広告・営業 | 広告宣伝費、名刺作成 |
| 場所・設備 | 事務所の賃料、設備の修繕費 |
科目の分け方は事業内容によって異なります。勘定科目の名前よりも、事業との関連を説明できるかが大切です。
家事按分で迷いやすい支出の扱い
家事按分とは、仕事と私生活の両方で使う支出を、事業で使った分だけ経費にするために割合で分ける考え方です。自宅兼事務所の家賃、スマートフォン代、インターネット回線、光熱費などが典型例です。
進め方の例は次のとおりです。
- 対象になる支出を洗い出す
- 事業で使う割合の根拠を決める（使用時間、使用面積、通話・通信の利用実態など）
- 決めた割合と根拠をメモに残す
- 毎年見直し、実態が変わったら割合も更新する
按分割合に「これが正解」という決まった数字はありません。実態に合った合理的な根拠があるかがポイントです。割合の決め方に迷う場合は、税理士に相談すると整理しやすくなります。
帳簿と領収書の残し方
経費は、計上するだけでなく、記録と証拠書類を残すことが前提です。帳簿や領収書などの書類には、制度上、一定期間の保存が求められます。保存期間や方法は書類の種類や申告方法で異なるため、国税庁の最新情報で確認してください。
日々の運用では、次の習慣を持つとラクになります。
- 領収書・レシートは受け取った時点で日付順にまとめる
- 紙の領収書はスマートフォンで撮影して保管する方法もあるが、電子保存のルールは国税庁の案内を確認する
- 事業用の口座・クレジットカードを分け、私的な支出と混ざらないようにする
- 領収書が出ない支出（交通費など）は、日付・行き先・目的を記録する
- 月に一度、まとめて帳簿に入力する時間を決める
会計ソフトを使えば、口座やカードの明細を取り込んで仕訳を進められます。選び方は「個人事業主の会計ソフトの選び方」の記事も参考になります。
判断に迷いやすいケースと注意点
次のような支出は、事業との関連や金額の大きさによって扱いが変わりやすく、迷う方が多い項目です。
- 接待交際費・会食費：誰と、何の目的で行ったかを記録しておく
- 高額な備品・パソコン等：一度に経費にするか、数年に分けて計上する（減価償却）かで扱いが変わる場合がある。特例の適用条件や上限は改正されることがあるため、最新の公式情報を確認する
- 自分自身への支払い：個人事業主本人への給料や、生活費の引き出しは、原則として経費にならない
- 事業用と私用の兼用品：家事按分の考え方で整理する
「経費が多いほど得」と考えて、事業と関係の薄い支出まで計上するのは避けたいところです。税務調査などで事業との関連を説明できないと、否認される場合があります。根拠を残しておけば、落ち着いて対応しやすくなります。
よくある質問
Q. 事業を始める前に使った費用は経費になりますか？
開業に向けた準備費用は、内容によって開業費などとして扱われる場合があります。取扱いは状況によって異なるため、領収書を残したうえで税理士などに確認すると安心です。
Q. 領収書をなくしてしまった場合はどうすればよいですか？
支払先や日付、金額、目的を記録した支払の記録を作り、通帳やカード明細など他の資料とあわせて保管する方法があります。個別の扱いは事情により異なるため、専門家に相談してください。
Q. 経費の判断に迷ったら、誰に相談すればよいですか？
税務署の相談窓口のほか、税理士に相談する方法があります。継続的に迷う項目が多い場合は、顧問契約や単発相談を検討すると、判断基準を持ちやすくなります。
Q. 家事按分の割合は毎年同じでもよいですか？
実態が変わっていなければ同じ考え方を続けられる場合もありますが、働き方や使用状況が変わったときは見直すことが望ましいです。
まとめ
個人事業主の経費の基本は、「事業との関連を説明できること」と「記録と証拠を残すこと」の2点です。家事按分は実態に合った根拠を持って割合を決め、帳簿・領収書は日々の習慣として整理しておくと、確定申告の負担を抑えやすくなります。
判断が分かれる論点や制度の最新の扱いは、国税庁の公式情報を確認し、必要に応じて税理士など専門家に相談してください。まずは、直近1か月の支出を「事業用・兼用・私用」に分けてみることから始めてみてください。確定申告の準備全体については、「個人事業主の確定申告準備」の記事もあわせてご覧ください。