電子帳簿保存法対応の基本｜中小企業が押さえておきたい保存ルールの整理
「電子帳簿保存法対応と言われても、結局何をすればいいのかわからない」という声は、中小企業の経理担当者や個人事業主からよく聞かれます。制度が3つの区分に分かれていて、義務と任意が混在していることが混乱の原因です。本記事では、電子帳簿保存法対応の全体像を整理し、まず押さえるべきポイントを解説します。
電子帳簿保存法対応とはそもそも何を求める制度か
電子帳簿保存法（電帳法）とは、帳簿書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。対象は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3区分に分かれており、それぞれ義務か任意かが異なります。この違いを知らずに全てを一律に対応しようとすると、負担だけが増えてしまいます。
3つの区分と対応の優先順位
まず、自社がどの区分に該当するかを整理することが出発点です。
- 電子取引データ保存（義務）: メールやクラウドサービスなどで電子的にやり取りした請求書・領収書などのデータは、紙に印刷せず電子データのまま保存することが求められます。原則すべての事業者が対象です。
- スキャナ保存（任意）: 紙で受け取った請求書などをスキャンして電子データとして保存する制度です。ペーパーレス化を進めたい場合に選択できますが、義務ではありません。
- 電子帳簿等保存（任意）: 会計ソフトで作成した帳簿や書類をデータのまま保存する制度です。要件を満たせば紙での保存が不要になりますが、こちらも任意です。
中小企業がまず取り組むべきは、義務化されている電子取引データ保存への対応です。スキャナ保存や電子帳簿等保存は、事務効率化のメリットと導入負担を比較して検討する位置づけと考えるとよいでしょう。
電子取引データ保存で満たすべき2つの要件
電子取引データ保存には、大きく分けて「真実性の確保」と「検索性の確保」という2つの観点があります。
- 真実性の確保: データが後から改ざんされていないことを担保する仕組みです。タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、あるいは社内規程を整備して運用ルールを明文化する方法などが認められています。
- 検索性の確保: 「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておくことが求められます。専用のシステムを使う方法のほか、規模の小さい事業者であればファイル名の付け方や索引簿（一覧表）の作成で対応する方法も認められています。
自社の取引量やシステム環境によって、どこまでシステム化するか、どこまで手作業のルールで対応するかは変わってきます。要件の詳細や適用される猶予措置の有無は改正で見直されることがあるため、対応方法を決める前に国税庁の最新の公開情報を確認することが欠かせません。
中小企業が対応を進める4つのステップ
制度の全体像を把握したら、次のように段階的に進めると負担を抑えやすくなります。
- 自社の電子取引を洗い出す: メール添付の請求書、クラウドサービスからダウンロードする明細書など、電子的にやり取りしている書類を一覧化します。
- 保存方法を決める: 会計ソフトや文書管理システムの電帳法対応機能を使うか、フォルダ管理とファイル名ルールで対応するかを、事務負担とコストを踏まえて選びます。
- 社内ルールを文書化する: 誰が・いつ・どのように保存するかを簡単な規程やマニュアルにまとめておくと、担当者が変わっても運用が続けやすくなります。
- 定期的に運用を見直す: 制度改正や自社の取引量の変化に合わせて、保存方法や運用ルールを定期的に点検します。
最新動向として押さえておきたい視点
電帳法は2022年の改正で電子取引データ保存が義務化され、2024年からはほぼすべての事業者が対象となるなど、段階的に見直しが行われてきた制度です。要件の緩和や猶予措置の扱いも改正のたびに変わってきた経緯があるため、「以前調べた内容のまま」で判断すると実態と合わなくなっている可能性があります。対応を検討する際は、国税庁の電子帳簿保存法特設サイトや一問一答など、公式情報の最新版を都度確認する姿勢が重要です。
税理士に相談すべきタイミング
自社の取引パターンが複雑な場合や、複数のシステムを併用している場合は、どこまで対応すべきかの線引きが難しくなります。次のようなケースでは、税理士など専門家への相談を検討するとよいでしょう。
- 電子取引と紙取引が混在していて、保存ルールをどう統一すべきか判断がつかない場合
- 会計ソフトの乗り換えや新規導入とあわせて電帳法対応を進めたい場合
- 過去の保存状況に不安があり、現状を点検してもらいたい場合
よくある質問
Q1. 紙で受け取った請求書も電子化しないといけませんか？ 紙で受け取った書類をスキャンして保存する「スキャナ保存」は任意です。紙のまま保存を続けることも可能ですが、電子的に受け取った書類（メール添付など）は電子データのまま保存する必要があります。
Q2. 小規模な個人事業主でも対応は必要ですか？ 電子取引データ保存は事業規模にかかわらず原則すべての事業者が対象です。ただし、検索性の確保について、売上規模などに応じた簡易な対応方法が認められる場合があるため、自社が該当するかは最新の公式情報で確認してください。
Q3. 会計ソフトを使っていれば自動的に対応したことになりますか？ 会計ソフトの機能を使うだけで自動的に全要件を満たすとは限りません。ソフトがどの区分の要件に対応しているかを確認し、自社の運用ルールと組み合わせて要件を満たしているかを点検する必要があります。
まとめ
電子帳簿保存法対応は、まず「電子取引データ保存」「スキャナ保存」「電子帳簿等保存」の3区分を整理し、義務である電子取引データ保存から着手することが基本です。真実性と検索性という2つの要件を自社の取引量に合わせてどう満たすかを考え、社内ルールとして文書化しておくと運用が安定します。まずは自社が扱っている電子取引を洗い出すことから始めてみてください。判断に迷う点があれば、税理士など専門家に相談しながら進めるのが安心です。